今回の改正電子帳簿保存法のポイントは、大きく分けて3つあります。1つめは、自分でパソコンを使って作成した見積書や請求書、領収書、そして社内管理用の在庫データといったデジタルデータの保存についてです。
2つめは、他の方から受け取った見積書や請求書、領収書、取引明細、オンラインバンキングのデータといったデジタルデータの保存についてとなります。
そして3つめが、自分で作成した手書きの伝票といった紙の書類と、逆に他の方から受け取った見積書や請求書、領収書、取引明細、銀行通帳といった紙の書類です。
今は、見積書や請求書といったものを手書きしている方はごく少数派だと思います。Excelなどの汎用アプリケーションを使用したり、販売管理ソフトなどの専用アプリケーション、最近はクラウドサービスを使われる方もいらっしゃるでしょう。また、消費税が導入されて以降、会計処理も手書きで行っている方もほぼいらっしゃらなくなりましたが、これら社内でパソコンを使って作成した見積書、請求書等や会計帳簿などについては、従来、全て印刷して紙で保存しておく必要がありました。
しかしながら、2022年1月1日以降は印刷して紙で保存しておく必要がなくなり、パソコンにデータのまま、また、専用アプリケーションの場合はそのアプリケーションのデータのまま、クラウドサービスを利用しているのであればクラウドのデータのまま保存してくことが認められるようになりました。これは書類の管理が容易になるため大変うれしいことで、今回の電子帳簿保存法の改正によって私たちが得られる大きなメリットと言えます。
ところが、逆に他の方から受け取るデジタルデータについては、今回の電子帳簿保存法が改正されたことによって最も煩雑になったポイントとなりました。
ペーパーレス化もあって、請求書、領収書、取引明細といった証憑類がオンラインで提供される場合も増えてきました。また、オンラインバンクなどは紙の通帳がないのが一般的です。Amazonや楽天といったオンライン通販の普及によって、受発注もオンラインで行うことも少なくありません。
これらオンラインのデジタルデータで提供される見積書や請求書、領収書、取引明細、銀行通帳は、従来、紙に印刷して保存しておいたのですが、それが認められなくなり、デジタルデータのまま保存しておくことが必須となりました。
一方、デジタルデータではなく紙で受け取った見積書や請求書、領収書、取引明細、銀行通帳はというと、今回の電子帳簿保存法の改正によって、スキャナーなどでスキャンしたり、写真で撮って保存しておくことが認められるようになりました。
店舗のレジロールや飲食店など注文を受ける紙の伝票など、大量の紙を保存しておくことに困っていた方にとっては、大変助かるお話かもしれません。
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