スッキリ見やすいExcel資料の作り方　「とりあえずセル結合」がご法度の理由とは

写真：NIKKEI STYLE

　日々の勤務中、あなたはどのくらいパソコンの前にいますか？　1日あたり10分短縮すると、年間では（休日105日の場合）約43時間に膨らみます。それだけの時間を他の仕事に回せたとしたら――。資料を見る人のために、どのように作れば理解されやすいか。そしてビジネスパーソンがよく使うマイクロソフトのWord（ワード）とExcel（エクセル）のどちらが、より早くきれいに仕上げられるか。パソコン講師の四礼静子さんと、基本ポイントを押さえていきましょう。　今回はExcel編の第1弾です。あなたは普段、Excelでどんな表を作っていますか？　何かの資料からコピー＆ペーストしたデータをExcelで表にする場合もあれば、様々な情報を集めて複数の項目で集計するために表を作る場合もあるでしょう。当然ですが、用途によって表の作り方や使いたい機能は変わってきます。

「リスト表」と「集計表」を学ぼう

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　ここで、覚えていただきたい言葉があります。「リスト表」と「集計表」です。　これらを作成する際には、それぞれ書式自体が異なるということを認識しておきましょう。

リスト表は正確さと見やすさが命

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　リスト表は様々な集計の元となる表として、重要なデータとなります。それゆえ、データの表記ゆれや入力ミスがないこと、そして書式においてはデータが見やすいことが求められます。まず、作成時の書式についてお話をしていきます。　リスト表では、項目（フィールド）を必ず表の1行目に作成します。様々な項目を縦方向（例えば左端などの同じ列）に並べることはせず、項目も複数行にしない方が使いやすいです。そしてリスト表内ではセルの結合を使用しない方がよいでしょう。なぜならば、集計やフィルタが使用できなくなるからです。

表の1行目にセルの結合を利用してタイトルを作成した場合……Ctrlキー+Aを押して一発選択するとタイトル行まで選択されてしまう

●リスト表でセルの結合は避けよう　タイトル行は必要ですか？　下部の「Sheet1」「Sheet2」と表示されているシートの見出し部分にタイトルに相当する名前を入れておけば、作業中に何のデータが入力されているシートかわかります。また、印刷時にヘッダーにタイトルを設定することで、シートの1行目にタイトル行を作成する必要はありません。よく見かける次のような作成方法は、避ける方がよいでしょう。

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